Шифрование файлов помогает защитить содержимое файла от посторонних глаз: зашифрованные файлы (с расширением .cdoc) могут быть открыты только теми, кто имеет на это право с помощью своей ID-карты. Для всех остальных содержание документа остается защищенным. Например, шифрование необходимо, если вы отправляете конфиденциальную информацию по электронной почте и хотите, чтобы содержимое файлов оставалось секретным, если они попадут в чужие руки.
Это временное решение, предназначенное для безопасной передачи файлов, а не для длительного хранения.
Кто может открывать зашифрованные файлы, определяется тем, кто их зашифровывает:
- Для этого необходим личный код адресата/получателя, название компании или регистрационный код в случае юридического лица.
- Важно! Если Вы хотите, чтобы у вас сохранилась возможность использовать зашифрованные документы, обязательно добавьте и себя в число адресатов/получателей.
Приложение RIA DigiDoc позволяет легко шифровать файлы как с цифровой подписью, так и без нее. Вы также можете использовать данное приложение для быстрой и удобной расшифровки зашифрованных файлов – при условии, что вы являетесь одним из получателей файла.
Чтобы зашифровать/расшифровать файлы с помощью приложения RIA DigiDoc, вставьте свою ID-карту в устройство для чтения ID-карт, подключите его к смарт-устройству и запустите данное приложение.
-
Encrypting documents for their secure transfer is very easy with the RIA DigiDoc app: you don't need to have a mobile-ID or to connect a smart device to an ID-card. It is important that:
- Your smart device has the files needed for encrypting;
- You know the personal identification numbers (or company registration numbers in the case of companies) of the people to whom you want to give permission to open encrypted files.
Step 1: Open the RIA DigiDoc app
First, open the RIA DigiDoc app on your mobile phone and then select “Crypto” from the bottom menu. You will immediately be given the opportunity to start adding files for encrypting.
Step 2: Select files
Select the documents you want to add to the encrypted envelope by clicking the "Add file" button. If you want to send multiple encrypted documents to the same recipients at once, you can add more documents to the envelope by clicking the "Add more files" button.
Step 3: Add recipients and Encryption
Once you have added the necessary documents to the encryption envelope, you have to choose to whom you give permission to open the encrypted documents.
You need to know a person's personal identification number to give a private person a personal opening right. For organisations, you need either the registry code of the organisation or the exact name.
Add recipients by clicking on the “Next” button.
Next, enter the required personal identification code or registration number into the search field that appears. Add all recipients one by one by tapping on the found recipient in the search results. Once you are sure the list is complete, tap the “Encrypt” button at the bottom of the screen.
NB! Don't forget that if you want to open your encrypted documents later, you'll need to add yourself to the recipients!
After encryption, you will be taken back to the main encryption view (Container encryption).
In the “Encrypted files” section, you can see all the documents being encrypted at once.
In the “Recipients” section, you can see the names of all individuals who have the right to open the encrypted document envelope.
Step 4: Saving encrypted documents
NB! After encryption, the envelope must be saved or shared!
- To share, tap the “Share” button at the bottom of the screen. A list of different sharing options will appear — choose the one that suits you best.
- To save, tap the three dots in the top right corner of the envelope view and select “Save container.” A list of different locations on your device will appear — choose the most suitable one.
"If you exit the program or use another function, you can find the recently encrypted file(s) in the "Recent documents" list."
To open this list, go to the main menu of the RIA DigiDoc application and click on "Files". In the window that opens, click on "Recent documents" and select the appropriate containers.
-
Шифрование документов для их безопасной передачи с помощью приложения RIA DigiDoc - это очень просто. Для этого Вам не нужно подключать смарт-устройство и не требуется mobiil-ID или ID-карта. Важно следующее:
- На вашем смарт-устройстве должны быть файлы, необходимые для шифрования;
- Вы должны знать личные коды тех людей (или регистрационные коды тех предприятий), которым Вы желаете дать право на открытие зашифрованных документов.
Шаг 1: Откройте приложение и выберите меню "КРИПТО"
Вначале откройте на своем мобильном телефоне приложение RIA DigiDoc, и в нижнем меню выберите "КРИПТО". Появится экран с возможностью добавить файлы для шифрования.
Шаг 2: Выберите файлы
Выберите документы, которые Вы хотите добавить в шифруемый конверт, нажав на кнопку "ВЫБРАТЬ ФАЙЛ". В случае, если необходимо отправить одному адресату несколько зашифрованных документов, можно добавить документы к конверту, нажав на кнопку "+ ДОБАВИТЬ БОЛЬШЕ ФАЙЛОВ".
Шаг 3: Добавьте адресаты
После того, как Вы добавили необходимые документы в конверт для шифрования, Вам следует выбрать, кому дать право для открытия зашифрованных документов.
Для того, чтобы дать право на открытие зашифрованных документов частным лицам, Вам необходимо знать личный код того или иного лица. В случае с организациями, Вам необходимо знать регистрационный номер или точное наименование организации.
Добавьте адресаты, нажав на кнопку "+ ДОБАВИТЬ ПОЛУЧАТЕЛЯ".
Затем в открывшееся окно поиска введите нужный личный код или регистрационный номер. Адресаты добавляются по одному. Когда убедитесь в том, что список закончен, нажмите на кнопку "ПОДТВЕРДИТЬ" в нижней части экрана.
Важно! Помните: если Вы хотите иметь возможность открыть зашифрованный документ по прошествии какого-то времени, Вам следует добавить себя в список адресатов!
Шаг 4: Шифрование
После добавления адресатов осуществится автоматический переход на главную страницу процедуры шифрования.
Проверьте еще раз, чтобы всё отображалось корректно:
В разделе "Файлы контейнера" Вы увидите все документы, которые подлежат шифрованию в текущей сессии. Убедитесь в том, что все нужные файлы были добавлены. При необходимости Вы сможете, нажав на кнопку "+ ДОБАВИТЬ БОЛЬШЕ ФАЙЛОВ", выбрав дополнительные документы для шифрования.
В разделе "Получатели" Вы увидите перечень лиц, у которых есть право на открытие зашифрованного конверта с документами. Проверьте корректность всех их адресатов и данных. Помните, что в уже зашифрованный конверт нельзя добавлять получателей!
Если всё верно, нажмите на кнопку "ЗАШИФРОВАТЬ" в нижней части экрана.
Шаг 5: Сохранение зашифрованных документов
Важно! После шифрования необходимо сохранить конверт с документами! Откроется перечень различных способов поделиться документами: выберите способ, который подходит вам.
Если вы выйдете из программы или будете использовать другую ее функцию, вы сможете найти недавно зашифрованные файлы в списке последних документов.
Для того, чтобы открыть этот список, нажмите на значок с тремя точками в правой части приложения RIA DigiDoc и в открывшемся окне выберите "НЕДАВНИЕ ДОКУМЕНТЫ". В этом случае этот конверт можно будет открыть и сохранить позже.
-
RIA DigiDoc makes it very easy to open, unscramble or decrypt encrypted documents.
NB! Document decryption is performed using an ID card or the NFC method with an ID card. When decrypting with an ID card, ensure that your ID card is connected to the smart device. Information about supported card readers can be found in the version information of the RIA DigiDoc application.
Step 1: Save the file
Start by saving the encrypted document envelope to your smartphone or cloud (iCloud, Drive, etc.).
For example, encrypted documents arriving as an e-mail attachment: save them to a convenient place so that you can easily find the files you have saved.
Step 2: Open RIA DigiDoc app
Once the necessary files are saved, open the RIA DigiDoc app on your smartphone and select "Files" from the main menu. In the popup window that opens, choose "Add file" and select the encrypted envelope from the saved location.
Step 3: Decrypting
You will now be offered the option to unscramble the document envelope: click the „Decrypt” button.
Decryption can be done using two methods: "ID card via NFC" and "ID card via card reader".
- ID card via card reader – If your ID card is connected to the smart device and your data is displayed on the screen, you need to enter the ID card PIN1 code to unlock the encryption. If the ID card is not connected or the RIA DigiDoc app is unable to read the card data for any reason, you will see a corresponding error message on the screen. Try re-inserting the ID card into the reader again and reconnect the reader to the smart device.
- ID card via NFC – Enter the CAN number and PIN1 code via NFC. Read more in "Signing with NFC in the RIA DigiDoc mobile application".
If the decryption is successful, the documents are now ready to be opened and used: click on the file name or save the opened files to your phone or cloud service.
-
С помощью приложения RIA DigiDoc довольно просто открыть (то есть расшифровать) ранее зашифрованные документы.
NB! Расшифровка документов производится только с помощью ID-карты, поэтому проверьте, чтобы ваша ID-карта была подключена к смарт-устройству. О поддерживаемых считывателях карт можно прочитать в информации о версиях приложения RIA DigiDoc.
Шаг 1: Сохраните файл
Вначале сохраните зашифрованный пакет с документами на свой смартфон или в облачное хранилище (iCloud, Drive и пр.).
Например, Вы получили зашифрованные документы в виде вложения по электронной почте: сохраните их в удобном месте с тем, чтобы позднее Вы легко смогли найти сохраненные файлы.
Шаг 2: Откройте приложение RIA DigiDoc
После сохранения необходимых файлов откройте на своем смартфоне приложение RIA DigiDoc и выберите внизу меню "КРИПТО".
Шифрование и дешифрование производится в одном и том же месте: нажмите на кнопку в середине экрана "ВЫБРАТЬ ФАЙЛ".
Шаг 3: Расшифровка
Теперь Вы можете расшифровать пакет с документами: нажмите на кнопку "ДЕШИФРОВАТЬ".
- Если Ваша ID-карта подключена к смарт-устройству и Ваши данные отображаются на экране, для открытия зашифрованных документов введите PIN1-код ID-карты.
- Если ID-карта не подключена или RIA DigiDoc по какой-то причине не поможет считать данные карты, на экране появится соответствующее сообщение об ошибке. Попробуйте повторно вставить ID-карту в считыватель и снова подключить считыватель к смарт-устройству.
Шаг 4: Готово!
Если дешифрование прошло успешно, документы можно открывать и использовать: нажмите на название файла или сохраните открытые файлы на своем телефоне или в облачном хранилище.
-
Шифрование документов не предусматривает длительного хранения файлов. Шифрование необходимо для безопасной передачи файлов: полученные файлы следует открыть и сразу после после их открытия в незашифрованном виде сохранить в безопасное и защищенное иными способами место.
Зашифрованные документы могут открыть только адресаты, у которых имеется та же ID-карта или диги-ID карта, которая участвовала в процессе шифрования этих документов (то есть, с помощью которой документы были зашифрованы).
С помощью новой ID-карты и/или обновленных сертификатов нельзя открыть ранее зашифрованные документы!
В случае, если необходим доступ к ранее зашифрованным документам и Вы больше не можете их открыть с помощью своей ID-карты, существует единственный способ это сделать: запросить открыть файл кого-либо из его адресатов.
Принимая это во внимание, необходимо во время шифрования документов добавить достаточное количество адресатов, включая и то лицо, которое зашифровывает документы.
